Het belang van een goede administratie

Het boekjaar 2023 is weer voorbij, wat betekent dat de cijfers 2023 opgemaakt dienen te worden.

Mocht er een belastingcontrole bij u plaatsvinden, dan is het voor een soepel verloop hiervan van belang dat uw administratie overzichtelijk, toegankelijk en compleet is. Het belangrijkste speerpunt lijkt dat paarden individueel gevolgd moeten kunnen worden. U bent zelf verantwoordelijk voor een goede administratie. In dit artikel willen wij u daarbij graag wat handreikingen geven.

In uw administratie moet op zijn minst een paardenlijst aanwezig zijn. Op deze lijst vermeldt u zowel paarden die u in eigendom heeft als paarden die u niet in eigendom heeft, maar die wel in uw onderneming aanwezig zijn. Voor de paarden die u in eigendom heeft, geeft u minimaal het verloop gedurende het boekjaar weer:

• Aanwezig per 1 januari
• Geboren veulens
• Ingekochte paarden
• Verkochte paarden
• Overleden paarden
• Aanwezig per 31 december

Daarnaast is het raadzaam om de volgende gegevens in uw administratie op te nemen:

Bij eigen paarden

Een map met hierin de volgende gegevens per paard (mag digitaal of op papier):

• Kopie paspoort
• Kopie stamboek
• Kopie aankoopfactuur of inkoopverklaring
• Kopie factuur dekking bij eigen fok
• Eventueel kopie factuur registratie
• Kopie factuur dierenarts of Rendac bij overlijden
• Kopie verkoopfactuur bij verkoop
• Exportpapieren bij verkoop buiten de Europese Unie
• Vervoersbewijs of ander bewijs dat het paard Nederland verlaten heeft, bij verkoop binnen de Europese Unie
• Bewijs van gebruik als fokmerrie of dekhengst door de nieuwe eigenaar bij verkoop van een paard belast met 9% btw, bijvoorbeeld een verklaring van de nieuwe eigenaar.

Als een paard gedeeltelijke eigendom is: vermelden wie het overige gedeelte in eigendom heeft en in welke verhouding dit is.

Overige paarden

Wanneer er paarden aanwezig zijn op uw bedrijf die u niet in eigendom heeft, bijvoorbeeld pensionpaarden, paarden op proef of paarden in training, raden wij aan een schriftelijke overeenkomst tussen u en de eigenaar van het paard op te maken. Wanneer u geen schriftelijke overeenkomst opmaakt, is het raadzaam de correspondentie (e-mails, brieven) tussen u en de eigenaar van het paard te bewaren. Deze kunnen u helpen in de bewijslast.

Kosten

Om de kosten per individueel paard te kunnen volgen is het gemakkelijk als u de naam van het paard op de facturen van bijvoorbeeld de dierenarts, hoefsmid, tandarts enz. zet wanneer dit niet op de factuur is vermeld. Zo kan de koppeling gelegd worden tussen de factuur en het desbetreffende paard.

Terug naar nieuwsoverzicht   

---