Regels rittenadministratie niet altijd bindend

Maakt een werknemer meer dan vijfhonderd privékilometers met zijn auto van de zaak? Dan kan de Belastingdienst een naheffingsaanslag loonheffingen opleggen. Deze houdt geen stand als de werknemer aannemelijk kan maken dat hij minder dan vijfhonderd privékilometers maakte. Dit is zelfs het geval als de rittenadministratie niet geheel aan de regels voldoet.

In deze zaak ging het om een manager, die een auto van de zaak kreeg van zijn werkgever. De werknemer kreeg voor deze auto een ‘Verklaring geen privégebruik auto’. Aan de hand van de elektronische agenda hield de werknemer in Excel een rittenadministratie bij. In deze administratie noteerde hij aan het begin van het jaar de stand van de kilometerteller. Het aantal gereden kilometers per dag bepaalde de werknemer aan de hand van de dagteller. Hij verdeelde dit aantal over de door hem bezochte adressen op die dag. Vaste adressen kregen een vaste afstand en de afstand van de overige adressen werd bepaald via de routeplanner. Mochten er aan het einde van de periode verschillen zijn, dan werden die aangemerkt als afrondingsverschillen. Voor afwijkingen op de route nam de werknemer geen correctie op.

De inspecteur legde een naheffingsaanslag loonheffingen over 2011 op

Op 10 oktober 2012 kreeg de werknemer een vragenbrief van de Belastingdienst. De werknemer moest aantonen dat hij niet meer dan vijfhonderd privékilometers had gereden en een kopie van de rittenadministratie meesturen. De inspecteur was niet overtuigd van deze rittenadministratie, omdat die volgens hem niet aan de wettelijke vereisten voldeed. De manager vermeldde namelijk gedurende het jaar niet de begin- en eindstand van de kilometerteller en ook niet de gereden route als die afweek van de meest gebruikelijke. Daarnaast bleek dat de manager op vijf dagen op een andere plek was geweest dan was verantwoord in de kilometeradministratie. Dit was reden voor de fiscus om een naheffingsaanslag loonheffingen over 2011 op te leggen.

De werknemer presenteerde een zorgvuldige analyse

Het gerechtshof vond echter dat de manager wel voldoende had bewezen dat de auto voor niet meer dan vijfhonderd kilometer privé was gebruikt. De werknemer had een zorgvuldige analyse gegeven van de gegevens in de rittenadministratie en kon eventuele afwijkingen goed verklaren. De inspecteur gaf tijdens de zitting ook aan dat hij zeker niet uitsloot dat de werknemer per kalenderjaar niet meer dan vijfhonderd privékilometer maakte. Daarnaast stelde de rechter dat de inspecteur de rittenadministratie als doel beschouwde en niet als middel om het privégebruik te bewijzen. Genoeg reden voor het gerechtshof om de naheffingsaanslag niet in stand te houden.