07/09/2021

Terugbetaling studiekosten

De werknemer moet studiekosten terugbetalen als u dit afsprak in een studiekostenbeding. Dit is een afspraak die u met uw werknemer maakt. Of het stond al in het contract of cao. Een studiekostenbeding mag een werknemer alleen verplichten tot terugbetalen als de werknemer zelf weggaat.

Afspraken studiekostenbeding
Als een werknemer een studie of opleiding volgt, dan krijgt hij meer kennis of vaardigheden. Dit kan zorgen voor een voordeel in zijn werk. Daarom kiezen werkgevers er soms voor om studiekosten voor de werknemer te betalen. U mag met uw werknemer afspreken dat hij deze studiekosten terugbetaalt als hij stopt met werken. Deze afspraak staat in een studiekostenbeding.

In het studiekostenbeding moeten een aantal afspraken staan:

  • De werknemer betaalt alleen studiekosten terug als hij zelf ontslag neemt. Of als hij, na afloop van een tijdelijk contract, een nieuw contract niet accepteert;
  • De werknemer spreekt een periode af waarin hij voordeel heeft van de opleiding. Stopt hij binnen deze periode met werken? Dan betaalt hij studiekosten terug.
  • De werknemer spreekt het precieze bedrag af dat hij moet terugbetalen;
  • De werknemer spreekt een glijdende schaal af. Dit betekent dat het bedrag dat hij terugbetaalt met de tijd steeds lager wordt. De werknemer betaalt bijvoorbeeld na 1 jaar 75% en na 2 jaar 50% van het bedrag terug.

De werkgever moet bewijzen dat het studiekostenbeding aan alle voorwaarden voldoet en dat de werknemer hiermee akkoord ging. Kan de werkgever dit niet bewijzen? Dan is het studiekostenbeding niet geldig en hoeft de werknemer de studiekosten niet terug te betalen.

Studiekosten terugbetalen
Als de werknemer studiekosten moet terugbetalen, dan wordt dit meestal verrekend met de eindafrekening van de werknemer. De studiekosten worden dan afgetrokken van het laatste loon, vakantiegeld en nog openstaande vakantiedagen. De eindafrekening mag echter niet lager zijn dan de beslagvrije voet of het minimumloon.

Als er na de eindafrekening nog kosten betaald moeten worden, dan kunt u een rekening opstellen en deze overhandigen aan de werknemer. Als de werknemer studiekosten moet terugbetalen, dan kan hij deze soms aftrekken van de inkomstenbelasting. Het gaat dan meestal om lesgeld en kosten voor boeken.

Verandering van baan
Als u een nieuwe werknemer in dienst neemt die nog studiekosten moet betalen aan zijn vorige werkgever, dan kunt de terugbetaling voor uw rekening nemen. U kunt die studiekosten dan aan de werknemer vergoeden of overnemen. Doet u dat in hetzelfde kalenderjaar als waarin de werknemer de studiekosten aan de vorige werkgever terugbetaalt, dan kan dit onbelast. Doet u dit later? Dan is het zaak dat u dit onvoorwaardelijk toezegt in het kalenderjaar waarin de werknemer zijn vorige werkgever moet betalen. Alleen dan kan deze vergoeding onbelast en zonder fiscale gevolgen plaatsvinden.

Terug naar nieuwsoverzicht