06/09/2021

Zo stelt u een werkgeversverklaring op

Uw werknemer kan u vragen een werkgeversverklaring op te stellen. Met dit document kan hij bijvoorbeeld een hypotheekaanvraag doen om een woning te kopen. Heeft uw werknemer geen vast contract? Dan kan hij u vragen om een intentieverklaring. Dat is een verklaring over het verlengen van het dienstverband.

Wat is een werkgeversverklaring?
Een werkgeversverklaring is een formulier waarop vragen staan over het dienstverband en het inkomen van uw werknemer. Uw werknemer kan dit document nodig hebben voor een huurwoning, een lening of bij een hypotheekaanvraag voor een koopwoning. Voor een geldverstrekker of verhuurder is de werkgeversverklaring een belangrijk document. U geeft daarin een beeld van het inkomen van uw werknemer. Daaruit moet blijken of hij straks zijn maandelijkse lasten nog kan betalen. Het formulier mag dan ook geen fouten bevatten.

Voorbeeld werkgeversverklaring
De werkgeversverklaring is een standaardformulier. De meeste banken hebben hun eigen model. Ook de Nationale Hypotheek Garantie (NHG) heeft een model-werkgeversverklaring. Welk model u ook gebruikt, u moet altijd dezelfde gegevens invullen.

NHG-werkgeversverklaring
Doet uw werknemer een aanvraag voor een hypotheek met Nationale Hypotheek Garantie? Gebruik dan de NHG-werkgeversverklaring of een model dat voldoet aan de eisen van de NHG. Het NHG-model is beschikbaar als interactieve pdf op www.nhg.nl 

Werkgeversverklaring invullen
Check vooraf bij uw werknemer welk model werkgeversverklaring de geldverstrekker vraagt. Informeer ook altijd naar de eisen voor het invullen. Bijvoorbeeld met gebruik van een elektronische handtekening of de kleur inkt die u moet gebruiken. Dat voorkomt vaak dubbel werk.

Laat het formulier altijd door 1 persoon invullen. Gaat het om een papieren versie? Zorg dan voor 1 handschrift: het formulier is niet geldig met meerdere handschriften. Gebruik ook 1 kleur pen. Meestal is dat blauw. Voorkom doorhalingen en correcties op het formulier. Bij een fout moet u een nieuw formulier invullen. Let er verder op dat alle velden zijn ingevuld of aangekruist.

Vaste onderdelen
Het formulier kent een aantal vaste onderdelen:

  • Gegevens werkgever;
  • Gegevens werknemer;
  • Aard van het dienstverband;
  • Verklaring voortzetting dienstverband, de intentieverklaring;
  • Inkomen;
  • Leningen / loonbeslag.

Houd uw KVK-nummer bij de hand en verzamel vooraf onderstaande gegevens over uw werknemer:

  • Naam, adres, postcode, geboortedatum;
  • Ingangsdatum van het dienstverband;
  • Functie;
  • Bruto jaarsalaris;
  • Vakantietoeslag;
  • Onregelmatigheidstoeslag;
  • Vaste 13e maand;
  • Provisie;
  • Eindejaarsuitkering;
  • Overwerk;
  • Eventueel door u verstrekte leningen;
  • Eventueel loonbeslag.

De inkomensgegevens moeten gelijk zijn aan het bruto jaarsalaris op de loonstrook. Vul altijd het werkelijke salaris in; dus bij parttimers niet het salaris op basis van fulltime. Gaat u op de werkgeversverklaring alvast rekening houden met een toekomstige salarisstijging? Dan vraagt de geldverstrekker u meestal om op briefpapier van uw bedrijf te verklaren per wanneer de stijging ingaat en dat de stijging vaststaat.

Werkgeversverklaring ondertekenen
De persoon die de werkgeversverklaring invult, zet ook de handtekening.

Handtekening
De geldverstrekker bepaalt of dat elektronisch mag en welk soort elektronische handtekening dan is toegestaan. Moet u een handgeschreven handtekening plaatsen? Vergeet dan niet de eisen aan de kleur inkt en handschriften.

Datum
De werkgeversverklaring moet altijd voorzien zijn van een datum. Deze is belangrijk omdat de verklaring 3 maanden geldig is.

Bedrijfsstempel
Niet altijd is een firma- of bedrijfsstempel op het formulier verplicht. Moet u wel een bedrijfsstempel plaatsen, maar heeft u die niet? Maak daarvoor dan een aparte verklaring op het briefpapier van uw bedrijf. Laat deze verklaring ondertekenen door dezelfde persoon die ook de werkgeversverklaring invult en ondertekent.

Wat is een intentieverklaring?
De intentieverklaring is van toepassing als uw werknemer nog in zijn proeftijd zit of een arbeidscontract voor bepaalde tijd heeft. In de intentieverklaring geeft u aan dat u van plan bent om de werknemer in vaste dienst te nemen. Mits deze op hetzelfde niveau blijft presteren en de bedrijfsomstandigheden niet wijzigen. De intentieverklaring is geen apart formulier maar onderdeel van de werkgeversverklaring. Bij het veld ‘Verklaring voortzetting dienstverband’ vult u ‘ja’ in en plaatst u een extra handtekening.

De intentieverklaring geeft uw werknemer geen recht op een vast dienstverband. Hij maakt dus niet automatisch aanspraak op een contract voor onbepaalde tijd. U kunt dit in een brief laten weten om verwarring te voorkomen. Daarin zet u dat de intentieverklaring geen juridisch bindend document is en dat de beslissing over het vervolg van het dienstverband hier los van staat.

Terug naar nieuwsoverzicht