Vaste kostenvergoedingen kunnen duur uitpakken

Het verstrekken van vaste vergoedingen kan de werkgever een flinke administratieve lastenverlichting opleveren, maar het kan ook tot gevolg hebben dat er achteraf een naheffing wordt opgelegd.

Kosten die werknemers maken voor een behoorlijke vervulling van hun dienstbetrekking mogen vrijgesteld vergoed worden. Vergoeding kan onder meer plaatsvinden naar aanleiding van kostendeclaraties die werknemers indienen en deze met bonnetjes en facturen onderbouwen. Dit brengt een hoop administratieve lasten met zich mee. Als de declaraties van een werknemer maandelijks nagenoeg hetzelfde zijn, is het overgaan op vaste kostenvergoedingen nog maar een kleine stap.

In de wet op de loonbelasting is omtrent vaste vergoedingen het volgende vastgelegd: Vaste vergoedingen behoren niet tot het loon, voor zover deze per kostencategorie naar aard en veronderstelde omvang van de kosten zijn gespecificeerd en daaraan voorts – op verzoek van de inspecteur - een steekproefsgewijs onderzoek van de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt. 

Dit wil zeggen dat uit de specificatie moet blijken welke kostencategorieën via de vaste vergoeding worden vergoed en tot welk bedrag. De specificatie moet bij de loonadministratie aanwezig zijn op het moment dat de vaste vergoeding verstrekt wordt.

Bij het vaststellen van een vaste vergoeding kan gebruik gemaakt worden van declaraties die werknemers in het verleden hebben ingediend. Voor het vaststellen en beoordelen van de kostencategorieën en de veronderstelde omvang vormen oude declaraties voor werkgever, werknemer en de Belastingdienst een goede basis. Als er geen declaraties zijn, dan kan de werkgever aan de werknemers verzoeken om voor een bepaalde periode hun bonnen en kostennota’s te bewaren. Aan de hand hiervan kan de vaste vergoeding worden bepaald en de specificatie worden vastgesteld. Een periode van drie of vier maanden is genoeg om het uitgavenpatroon te kunnen beoordelen, maar des te langer de periode, des te betrouwbaarder het beeld. 

Het is niet onverstandig om vooraf zekerheid te vragen aan de Belastingdienst door de voorgenomen vaste vergoeding ter goedkeuring voor te leggen. De inspecteur moet bij zijn beoordeling natuurlijk wel over de onderbouwing beschikken. Als de onderbouwing onvoldoende houvast biedt om de vergoedingen te beoordelen, dan verzoekt de inspecteur meestal alsnog om een steekproef in te stellen. Naast een overzicht van de toegestane vergoedingen stelt de inspecteur in zijn goedkeuring meestal ook meteen de voorwaarde dat de werkgever na drie tot vijf jaar opnieuw een steekproef moet uitvoeren en, indien nodig, de vaste vergoeding moet aanpassen. Voor kosten die in de vaste vergoeding zijn opgenomen kan vanzelfsprekend geen verstrekking of declaratie plaatsvinden. Bij een controle beoordeelt de Belastingdienst of de werkgever de afspraken is nagekomen.

Het komt regelmatig voor dat de vereiste specificatie van de vaste vergoeding niet aanwezig is, of niet voldoet aan de gestelde voorwaarden. Op grond van de wettelijke bepaling moet de vaste vergoeding dan volledig tot het loon worden gerekend. Dit is ook het geval als een werkgever niet, of niet naar behoren meewerkt aan een door de inspecteur gevorderde steekproef. 

Bij ziekte zal een werknemer over het algemeen geen, of nog slechts een deel van de kosten maken waarvoor de werkgever de vergoeding heeft toegekend. Bij kort ziekteverlof hoeft de werkgever de vaste vergoeding niet aan te passen. Als de werknemer gedurende een langere periode ziek is mag de werkgever de volledige vergoeding over het lopende en volgende loontijdvak nog vrijgesteld doorbetalen. De vergoeding mag weer worden verstrekt vanaf het loontijdvak volgend op het loontijdvak van herstel. In de tussenliggende periode mag de werkgever alleen een vrijgestelde vergoeding geven voor de kosten die tijdens de ziekte toch doorlopen zoals bijvoorbeeld abonnementskosten van vakliteratuur.

Terug naar nieuwsoverzicht   

---