Actie vereist rondom vaste reiskostenvergoeding

De vaste reiskostenvergoeding

De vergoeding van reiskosten vormt in beginsel belast loon. Binnen de werkkostenregeling (WKR) geldt voor de reiskostenvergoeding echter een gerichte vrijstelling van € 0,19 per zakelijk gereden kilometer (inclusief woon-werkverkeer). Voor woon-werkverkeer kennen veel werkgevers een vaste reiskostenvergoeding toe. De Belastingdienst heeft verschillende methoden voorgeschreven die de werkgever mag hanteren voor de berekening van de hoogte van deze vaste onbelaste reisvergoeding. Deze methoden gaan uit van de veronderstelling dat de werknemer het grootste gedeelte (tenminste 36 weken of tenminste 128 dagen per jaar op fulltimebasis) van zijn of haar werkdagen afreist naar de vaste werkplek. Is dat het geval, dan mag een onbelaste vaste reiskostenvergoeding worden toegekend op basis van 214 werkdagen per jaar. 

Maar wat als uw werknemers in 2020 en mogelijk ook in 2021 als gevolg van de coronacrisis langdurig thuiswerken?

Goedkeuring 2020

De staatssecretaris heeft goedgekeurd dat de werkgever die een vaste reiskostenvergoeding toekent geen loonbelastinggevolgen hoeft te verbinden aan het feit dat de werknemers vaker thuiswerken. Dit betekent concreet dat de werkgever voor 2020 mag blijven uitgaan van het reispatroon waar de reiskostenvergoeding op was gebaseerd vóór Corona en dus een gelijk bedrag onbelast mag blijven verstrekken, ook nu feitelijk niet of nauwelijks wordt gereisd tussen de woning en de werkplek. De goedkeuring is enkel van toepassing op de reiskostenvergoedingen die vóór 13 maart 2020 zijn vastgesteld. Afspraken die op een later moment zijn gemaakt, bijvoorbeeld met medewerkers die na deze datum in dienst zijn getreden, vallen niet onder deze goedkeuring. In die gevallen dient feitelijk te worden beoordeeld in hoeverre er sprake is van zakelijke kilometers (inclusief woon- werkverkeer). Heeft u ook voor deze werknemers de vaste reiskostenvergoeding gebaseerd op de door de Belastingdienst voorgeschreven methoden, dan kunt u voor deze medewerkers het bovenmatige deel aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van uw vrije ruimte.

Situatie 2021 | Actie vereist

Het goedkeurend beleid van de staatssecretaris geldt tot en met 31 december 2020. De staatssecretaris heeft, ondanks de tweede golf, nog geen verlenging aangekondigd. Evenmin hebben we geluiden opgevangen dat de goedkeuring zal worden doorgetrokken naar 2021. Dat betekent dat werkgevers het reisgedrag van werknemers met een vaste reiskostenvergoeding in 2021 opnieuw in kaart moeten brengen. Is het voorzienbaar dat de werknemers in 2021 minder dan 36 weken of minder dan 128 dagen naar de vaste werkplek reizen, dan is de vaste reiskostenvergoeding enkel onbelast voor zover daadwerkelijk naar de werkplek is afgereisd. Het meerdere vormt belast loon, eventueel aan te wijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte. Daarbij geldt dat u als werkgever 80% eindheffing verschuldigd bent indien en voor zover deze vrije ruimte wordt overschreden. Aldus een dure kostenpost voor kosten die feitelijk niet eens gemaakt worden.

Veel werkgevers zullen er dan ook voor kiezen om de vaste reiskostenvergoeding met ingang van 1 januari 2021 stop te zetten en over te gaan op de toekenning van een onbelaste reiskostenvergoeding op basis van het feitelijke aantal dagen waarop de woon-werkafstand wordt afgelegd. Afhankelijk van uw specifieke situatie kan dit een administratief bewerkelijke opgaaf zijn.

Tijdens de intermediairdagen van de Belastingdienst op 7 december 2020 is aangegeven dat het kabinet medio december een update zal geven of er eventueel sprake is van een verlenging van het coronabesluit. Houd dan ook alle nieuwsberichten scherp in de gaten

Terug naar nieuwsoverzicht   

---