ANB MKB nieuwsbrief – het UBO-register

Op 27 september 2020 is de wetgeving rond het UBO-register in werking getreden. Vrijwel iedere juridische entiteit die in Nederland gevestigd is moet registeren wie er binnen de onderneming ‘aan de touwtjes trekt’. In deze nieuwsbrief gaan wij in op het UBO-register en de registratieplicht.

Wie moet registreren? 

Vrijwel alle juridische entiteiten die in Nederland zijn gevestigd moeten hun UBO(’s) registreren. 
Dat zijn:

• niet-beursgenoteerde N.V.’s en B.V.’s; 
• maatschappen; 
• vennootschappen onder firma; 
• commanditaire vennootschappen; 
• stichtingen (ook een stichting administratiekantoor); 
• verenigingen
  • met volledige rechtsbevoegdheid;
  • zonder volledige rechtsbevoegdheid die een onderneming drijven;
• onderlinge waarborgmaatschappijen, coöperaties, Europese naamloze vennootschappen (SE’s), Europese coöperatieve vennootschappen (SCE’s), Europese economische samenwerkingsverbanden, rederijen en kerkgenootschappen. 

En wie niet? 

De verplichting om de UBO(‘s) te registreren geldt niet voor: 

• beursgenoteerde vennootschappen en 100% dochtervennootschappen daarvan;
• eenmanszaken; 
• publiekrechtelijke rechtspersonen; 
• verenigingen van eigenaren (VvE’s); 
• verenigingen die geen onderneming drijven; en 
• bepaalde historische rechtspersonen, zoals hofjes en gilden. 

Buitenlandse rechtspersonen, zoals een GmbH of Ltd, hebben geen registratieplicht in Nederland. 
Zij moeten hun UBO('s) inschrijven in het land van oprichting. Dat geldt ook voor buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben. 

Wat is UBO? 

UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’ oftewel de ‘Uiteindelijk Belanghebbende’. Dat is de natuurlijke persoon die uiteindelijke eigenaar is van, of zeggenschap heeft over, een organisatie. 
Een rechtspersoon kan geen UBO zijn, de UBO is altijd een natuurlijke persoon. 

Wie is UBO? 

UBO van een entiteit zijn alle natuurlijke personen die aan één of meer van de volgende criteria voldoen (afhankelijk van het soort entiteit waar het om gaat): 

• is direct of indirect houder van meer dan 25% van de (toonder)aandelen;
• is direct of indirect houder van meer dan 25% van de stemrechten;
• heeft een economische belang van meer dan 25%, anders dan via aandelen;
• heeft direct of indirect op andere wijze de uiteindelijke zeggenschap; 
• heeft de feitelijke zeggenschap over de entiteit.

Pseudo-UBO 

Kan bij uw entiteit geen enkele natuurlijke persoon worden aangewezen die aan één van de hiervoor genoemde criteria voldoet? Dan moet u een zogenaamde ‘pseudoUBO’ worden geregistreerd. De pseudo-UBO is het feitelijk leidinggevend personeel. Dat zijn alle bestuurders, alle vennoten (behalve commanditaire vennoten), of alle maten van de entiteit. 

Waar moet ik registreren? 

De UBO(‘s) van een onderneming moeten worden geregistreerd bij de Kamer van Koophandel. Opgave kan online (www.kvk.nl/ubo), via een formulier of via de notaris. 

Wanneer moet ik registreren? 

Bestaande ondernemingen krijgen tot 27 maart 2022 de tijd om hun UBO(‘s) te registreren. Ondernemingen die op of na 27 september 2020 zijn/worden opgericht, moeten binnen 7 dagen na de oprichting een UBO registeren. 

Als de UBO(‘s) eenmaal zijn geregistreerd, moeten wijzigingen in de UBO(‘s) binnen 7 dagen na de wijziging worden doorgegeven. 

Je kunt in de UBO-opgave ook personen uitschrijven omdat ze geen UBO meer zijn.

Let op!

Opgaveplichtige organisaties moeten minimaal 1 UBO in het UBO-register geregistreerd hebben. Let daarom bij het uitschrijven van UBO’s op of je 1 of meer nieuwe UBO's moet inschrijven in het UBO-register. Als een persoon geen UBO meer is moet je dit binnen 7 dagen doorgeven in een UBO-opgave. 

Wat moet ik registreren? 

Van iedere UBO moeten de volgende gegevens worden geregistreerd:

• Voor- en achternaam; 
• Woonadres; 
• Geboortedatum; 
• Geboorteplaats en –land; 
• BSN of buitenlands fiscaal identificatienummer; 
• Nationaliteit; 
• Woonstaat; 
• In welke van de volgende categorieën de aard en omvang van het economische belang van de UBO valt: 
  •  25 - 50% 
  • 50 – 75%; 
  • 75 – 100%; 

Deze gegevens moeten worden onderbouwd met stukken. Daarvoor moet bij de registratie van iedere UBO een kopie van een geldig legitimatiebewijs worden gevoegd. Ook moet een afschrift worden toegezonden van documentatie waarmee kan worden onderbouwd waarom iemand UBO is en waarmee de aard en omvang van het door die UBO gehouden economisch belang kan worden aangetoond. 

Wie kan mijn gegevens zien? 

Iedereen kan (beperkte) UBO-gegevens inzien via een ‘KvK-uittreksel UBO-register’. Het uittreksel kost € 2,50. In het zoekregister zal het alleen mogelijk zijn om te zoeken op naam van de onderneming of rechtspersoon en niet op de naam van een UBO. 

Een gedeelte van de gegevens wordt openbaar. Dat zijn de volgende gegevens: 

• Voor- en achternaam; 
• Geboortemaand en –jaar; 
• Nationaliteit en woonstaat (woonland); 
• Categorie van de aard en omvang van het gehouden belang van de UBO: 

Alle overige gegevens zijn alleen zichtbaar voor enkele aangewezen bevoegde (overheids)instanties en financiële instellingen, waaronder het OM, de Belastingdienst en de FIU Nederland. 

De wetgeving rondom het UBO-register bepaalt ook dat degene die gegevens wil opvragen zich vooraf moet identificeren, en dat UBO’s bij de Kamer van Koophandel kunnen opvragen over hoe vaak hun gegevens zijn opgevraagd door anderen dan de bevoegde instanties. 

Kan ik gegevens (laten) afschermen? 

Afscherming van UBO-gegevens is alleen in uitzonderlijke gevallen mogelijk. Bij afscherming worden alleen de openbare gegevens, met uitzondering van de aard en omvang van het gehouden belang, afgeschermd. Alle gegevens blijven zichtbaar voor de daartoe aangewezen (overheids)instanties.

Afscherming is momenteel alleen mogelijk voor minderjarigen en onder curatele gestelden, of voor personen die dusdanige veiligheidsrisico’s lopen dat zij onder politiebescherming staan. 

Heeft u vragen of hulp nodig bij uw registratie als UBO? 
Neem contact op met uw relatiebeheerder, of bel naar 040-2504555

Download hier het artikel in PDF formaat.

Attentie:
De MKB-nieuwsbrief wordt met de grootst mogelijke zorg samengesteld en beoogt zo recent mogelijke informatie te verschaffen. Zaken kunnen echter uitermate complex en aan voortdurende aanpassingen onderhevig zijn. Daardoor kan het voorkomen dat informatie uit deze editie niet meer aansluit op de actualiteit. 
Wij kunnen geen verantwoordelijkheid aanvaarden voor hetgeen u naar aanleiding van de inhoud van deze nieuwsbrief zonder deskundig advies onderneemt. Voor nadere informatie kunt u altijd contact met ons opnemen.

Terug naar nieuwsoverzicht   

---