Online Dossier in Loket.nl

Heeft u ook zo genoeg van de papieren en uitpuilende dossiermappen? Kunt u alles maar moeizaam terugvinden? Voldoet u nog wel aan de strenge eisen van de nieuwe wet AVG? Het online dossier in Loket.nl voorziet u van alle voordelen van digitale dossiers, die veilig op één plek zijn opgeslagen én waarbij de regels van de wet AVG worden nageleefd!

Hieronder leest u stap voor stap wat het Online Dossier inhoudt. 

Het Online Dossier is een module binnen Loket.nl waarbij u per werkgever en per dienstverband een Online Dossier kunt aanmaken. Hierin kunnen documenten worden opgeslagen in diverse formaten zoals bijvoorbeeld docx, jpg, pdf of xml. Enkele voorbeelden van op te nemen documenten zijn: kopie identiteitsbewijs, arbeidsovereenkomst, arbeidsvoorwaardenregelingen, beoordelingsformulier, etc.

Wet AVG

Met de komst van de nieuwe wet AVG worden er strengere eisen gesteld aan het opslaan van privacy gevoelige informatie van werknemers. Door gebruik te maken van het Online Dossier worden deze gegevens veilig opgeslagen in Loket.nl. Tevens worden de vernietigingstermijnen van documenten automatisch bewaakt. U mag geen documenten in uw bezit hebben van werknemers die uit dienst zijn, waarvoor een wettelijke bewaartermijn is vastgelegd. Het Online Dossier regelt dit voor u! 

Werkgeversdossier

Er kan voor een bedrag van € 5,00 per jaar een werkgeversdossier worden aangemaakt. Hierin kunt u documenten plaatsen die voor alle werknemers zichtbaar zijn. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het bedrijfsreglement of een memo voor een personeelsfeest. U hoeft deze documenten niet meer per werknemer te verstrekken, maar de werknemer kan zelf via het werknemerloket de informatie downloaden. Zo bespaart u tijd voor uzelf en zijn de werknemers altijd overal van op de hoogte.

Werknemersdossier

De werking van het werknemersdossier is bijna identiek aan die van het werkgeversdossier. Het enige verschil is dat de documenten hier niet aan een werkgever, maar aan een werknemer worden toegevoegd. De mogelijkheid bestaat om deze gegevens ook beschikbaar te stellen voor de werknemers in het werknemerloket. Het opbouwen van een werknemersdossier kan tegen een bedrag van € 2,50 per jaar. U kunt hierbij zelf bepalen welke documenten de werknemers in het dossier mogen inzien.

Rekenvoorbeeld kosten 

Stel: u heeft 5 werknemers op de loonlijst staan.

1 x werkgever á € 5,00 = totaal € 5,00
5 x werknemer á € 2,50 = totaal € 12,50

Voor slechts € 17,50 per jaar is uw personeelsadministratie veilig op één plek opgeslagen! 

Kortom, indien u gebruik maakt van het Online Dossier bent u verzekerd van de volgende punten: 

• U voldoet aan de strenge eisen van de nieuwe wet AVG.
• U heeft altijd en overal veilig uw personeelsdossiers tot uw beschikking.
• De wettelijke bewaarplichten worden automatisch voor u bijgehouden.
• Uw werknemers kunnen inzicht krijgen in het werknemersdossier.
• U bespaart ruimte doordat u geen fysieke dossiers meer hoeft te bewaren. 

Mocht u vrijblijvend meer informatie willen over het Online Dossier, klik dan hier en vermeld uw contactgegevens. Wij nemen dan zo spoedig mogelijk contact met u op.

Terug naar nieuwsoverzicht   

---